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Das Büro der Zukunft

CeBIT 2000 in Hannover 24. Februar. - 01. März

 

* Dokumentenmanagement als Investition in die Zukunft
* Datensicherung und -rettung wichtiger denn je
* Papierfreies Büro nicht nur eine Vision

 

In kaum einem anderen Bereich der Unternehmen werden in den nächsten Jahren so viele Änderungen Einfluss auf die Arbeitsabläufe nehmen wie im Büro. Die maschinelle und digitale Revolution — von der Schreibmaschine über Schreibautomaten und PCs bis zu modernen, global vernetzten Computeranlagen — automatisiert und verändert fast alle Tätigkeitsfelder. Zeitintensive und aufwendige Aufgaben werden zunehmend dem Computer überlassen Der Arbeitsplatz wird verlagert — in Zukunft wird gearbeitet, wo und wann man will. Die Aussteller der CeBIT 2000 Hannover präsentieren vom 24. Februar bis zum 01. März 2000 ihre Lösungen für das Büro der Zukunft.

 

Die Erstellung von Texten wird dank spezieller Programme wesentlich vereinfacht. Spracheingabe- und Übersetzungsprogramme werden nicht nur schneller, sondern auch zuverlässiger. Immer mehr digitale Daten erreichen die Unternehmen. Papier wird zwar immer gebraucht werden, doch es wird zunehmend weniger. Das papierlose Büro ist nicht mehr nur eine Vision. Besonderes Augenmerk verdienen aus diesem Grunde die Bereiche des Dokumenten- und Workflowmanagements, der elektronischen Archivierung sowie der Datensicherung und -rettung.

Im zukünftigen Büro hat die herkömmliche Art der Texteingabe mittels Tippen auf der Tastatur bald ausgedient. Spracheingabe und das Einlesen von Dokumenten über Scanner sind in manchen Betrieben bereits heute an der Tagesordnung. Die Preise für die Hard- und Software werden laufend gesenkt, und auch die Bedienerfreundlichkeit der Anwendungen wird stetig verbessert.

Weltweit werden derzeit täglich ungefähr 1,5 Milliarden Seiten Dokumente produziert Mit der steigenden ZahI der digitalen Daten steigt jedoch auch der Bedarf an Iösungsorientierter Organisation. Studien zufolge verbringen insbesondere Führungskràfte jährlich 150 bis 170 Stunden mit der Suche nach den richtigen Dokumenten und Informationen. Wie auf der CeBIT 2000 zu sehen sein wird, sorgen immer leistungsfähigere Dokumentenmanagementsysteme dafür, dass Informationen, die sonst erst in Stunden zur Verfügung stehen wurden, innerhalb von Sekunden gefunden werden

Die Zunahme von Automatisierung und digitaler Verarbeitung hat jedoch nicht nur Vorteile. Während früher viele Beschäftigte für das Archivieren und Wiederbeschaffen von Dokumenten zuständig waren, sind es heute nur noch wenige. Dementsprechend müssen Sicherungsmechanismen vorhanden sein. Nicht nur eine unterbrechungsfreie Stromversorgung (USV) sollte gewährleistet sein, auch Datenspiegelung und -rettung gehören zukünftig zur Grundausstattung. Bei einer Störung am Ursprungsort der Daten können diese aus einem sogenannten “Datensafe” aktiviert werden. Auf der CeBIT 2000 bieten verschiedene Unternehmen ihre Lösungen und Dienste zur Datensicherung an.

Auch Übersetzungsprogramme gewinnen immer mehr an Bedeutung Waren diese bis vor einiger Zeit noch mit schwerwiegenden Fehlern behaftet, können sie jetzt bereits mit Hilfe von Spracherkennungsprogrammen bei Videokonferenzen eingesetzt werden. Dank dieser Programme und der verbesserten Auflösung von sogenannten Web-Kameras können sich gestresste Manager immer mehr Dienstreisen sparen. Ein nochmals verbessertes Preis-/Leistungsverhältnis macht eine solche Investition auch bereits für kleinere Unternehmen sinnvoll.

 

Die Integration sämtlicher Kommunikationswege wie Telefon, Fax, eMail, Datenfernübertragung (z. B. FTP — File Transfer Protocol) und anderer Datenübertragungsmöglichkeiten in eine Lösung wird nicht mehr lange nun ein Zukunftstraum bleiben Aussteller auf der CeBIT 2000 arbeiten schon langer an solchen Programmen. “Unified Messaging” — die Kommunikationsflut im eigenen Unternehmen besser in den Griff zu bekommen — ist eine Aufgabe für alle Unternehmen. Die Anwender sind dann nicht mehr gezwungen, für verschiedene Kommunikationswege ebenso viele Programme aufzurufen und bei Nichtkompatibilität noch zusätzliche Instrumente und Methoden für die reibungslose Kommunikation einzusetzen.

Nicht nur sehen, sondern auch fühlen — dieses wird durch die sogenannte “FühI-Maus” möglich. Die Struktur von Waren und Produkten kann mit neu entwickelten Mäusen ertastet werden. Bewegungen, senkrecht und horizontal, lassen sich als Obenflachenstruktur des Produktes über die Maus auf die Hand übertragen.

Auch der Druckerbereich wird von den Anforderungen des modernen Bürobetriebs nicht verschont. Vier-, fünf- oder sogar sechsfarbige Ausdrucke werden immer häufiger nachgefragt. Die Qualität der Ausdrucke steigert sich zunehmend, und auch das Preis-/Leistungsverhältnis wird immer interessanter. Nicht nur im DIN-A3-Überformat, sondern auch in anderen Formaten können mit den Neuentwicklungen zukünftig farbenprächtige, fast schon dem Druck nahekommende Resultate erzielt werden. Sinkende Anschaffungskosten — ab 3 000 Mark — und niedrige Betriebskosten machen den Einsatz auch für kleine und mittelständische Betriebe interessant. 

 

Kombinationsgeräte, die sowohl kopieren, scannen, faxen als auch schwarz-weiß und farbig drucken können, sind nach wie vor ein Renner. Die neuen Geräte werden zunehmend für größere Auflagen und höhere Ansprüche den Endkunden entwickelt. Durch die Anbindung an Datenbanken können sie über entsprechende Programme umfassende Aufgaben erledigen. Bei einem Preis von teilweise unter 1000 Mark sind Multifunktionsgeräte auch für niedrigere Investitionsvolumen erschwinglich.

 

Scanner, insbesondere Dokumentenscanner, gehören schon fast zur Standardausrüstung in den Büros. Eingehende Post wird sofort eingescannt und dann den entsprechenden Abteilungen digital zur Verfügung gestellt. Den Preiskampf auf dem Scannermarkt trägt dazu bei, daß auch diese Geräte für unter 1000 Mark erhältlich sind. 

 

Die Bildschirme werden immer flacher. Die neuen Generationen der Flachbildschirme sparen viel Platz auf dem Schreibtisch. Mit einer AufIösung von mindestens 1600 mal 1280 Bildpunkten bei 75 Hertz und planen Oberflächen sowie Anschaffungskosten, die sich immer mehr den Preisen für herkömmliche Gerate anpassen, scheint es nur noch eine Frage der Zeit zu sein, wann diese Bildschirme zum Standard avancieren.

CeBit